【Human Resources】這是人力資源專業人士最繁重的工作之一。沒有人喜歡發正式警告信，但每位人事經理在職業生涯中，總遇過表現不佳的員工，發正式警告信有時可能真的無可避免。

為何要發出正式警告？

根據定義，正式警告是一封信件，是員工檔案的一部分，以供日後參考。信上清楚列明公司對員工表現或不當行為的憂慮，以及員工需要採取什麼必要行動來改進。

值得注意的是，這只是處理員工績效問題的一個步驟，而根據雲端人力資源管理系統公司Employment Hero的首席人力資源官Alex Hattingh表示，這不應是第一步。

她說：「發出正式書面警告的首要規則是，員工絕不應對收到正式書面警告感到驚訝。」

員工績效問題應在一對一的私人會議期間提出，並只有在用盡所有其他途徑均無效之後才發出書面警告。

將非正式警告升級

Hattingh建議在發出正式書面警告之前，嘗試通過非正式的口頭警告來解決問題，使員工意識到自己沒有達到職位的要求。雖然這不是書面形式，但需要清楚闡明員工在哪些特定範疇表現不佳。

如口頭警告無法令員工績效明顯改善，甚至連盡力作出改善都沒有，就可能需要進而發出正式的書面警告。

正式書面警告的組成部分

提供非正式口頭對話參考記錄，並包括重要日期。

• 詳細列明員工表現不佳的範疇，並必須提供事例
• 列明發出警告信的次數（第一次、第二次、第三次）
• 制訂行動計劃，並就計劃進度檢查日期與員工進行溝通
• 明確表示如表現不達標可能會發出另一次書面警告或解僱
• 向員工保證警告是保密的

Hattingh建議：「向員工發出實際書面警告信之前，應與員工討論書面警告信的具體內容，讓他們在收到警告信並作出書面檢討之前，可以提出問題並澄清任何問題或疑慮。」

正式書面警告與法律

按嚴格法律定義來說，法律沒有要求僱主在解僱員工前必須先發出正式的書面警告，但如果員工沒有得到公平的警告和合理的時間來改善表現，他們可以聲稱自己遭到不公平解僱。

何謂適當數量的警告沒有定律，這基於是否公平和合理、是否考慮到員工表現不佳的性質和嚴重性、以及員工在追上企業標準方面所取得的進展。